MANAJEMEN PROYEK : PENGANTAR

Manajemen proyek merupakan pengetahuan, keterampilan, dan teknik yang digunakan untuk memenuhi kebutuhan proyek, yang mengacu pada proses pekerjaan proyek untuk mendapatkan hasil yang memuaskan dengan menggunakan berbagai pendekatan, seperti prediktif, hibrid, dan adaptif. Sebuah tim manajemen proyek dipimpin oleh manajer proyek yang  bertanggung jawab untuk mencapai tujuan proyek dengan melakukan berbagai fungsi, berdasarkan prinsip yang perlu dipegang teguh, yaitu tanggung jawab, menghormati, adil, dan kejujuran. yang digunakan sebagai pedoman dasar untuk penentuan strategi, pengambilan keputusan, dan pemecahan masalah pada suatu proyek serta digunakan untuk memandu perilaku SDM yang terlibat dalam proyek

Secara umum peran teknis seorang manajer proyek, antara lain : Perencanaan, Pengorganisasian, Pembuatan Rencana Proyek, Pengelolaan Proyek, Penganggaran dan Pengendalian Biaya. Adapun tanggung jawab manajer proyek membutuhkan keterampilan pribadi, antara lain :

• Mengajar dan Membimbing, bertugas untuk mengajar dan membimbing tim dalam memenuhi harapan dan membantu untuk melampaui potensi tim.
• Membangun Hubungan, harus memiliki kemampuan membangun hubungan dengan pelanggan, klien, vendor, dan stakeholder (pemangku kepentingan)
• Mengontrol Perubahan, harus mampu mengontrol apabila terjadi perubahan untuk melindungi tim dari perubahan dan pengerjaan ulang yang konstan.
• Memberdayakan Tim, dengan memberikan tanggung jawab dan mempertimbangkan masukan dalam perencanaan dan pelaksanaan proyek.
• Mengomunikasikan Status Proyek dan Kekhawatiran, agar dapat bekerja sama dengan tim untuk menemukan solusi atas tantangan.

Beberapa aspek yang menjadi kompetensi utama seorang manajer proyek, antara lain :

• Mengambil Keputusan, dapat melibatkan anggota tim dalam mengambil keputusan menjadi kolaboratif, agar pendekatan dalam pengambilan keputusan lebih kreatif atau efisien dan kedekatan dengan tim.
• Komunikasi yang Baik, merupakan jembatan yang menghubungkan diri dengan pihak luar agar berjalan dengan lancar.
• Keterampilan Organisasi yang Kuat, dapat mengelola proyek, tim, dan stakeholder untuk mencapai target bersama.
• Adaptif dan Fleksibel, memiliki kemampuan untuk dapat beradaptasi dan mengatasi perubahan dengan cepat. beberapa strategi dalam menangani perubahan pada situasi tak terprediksi, antara lain :
  • Menilai Kendala Eksternal, seperti hari libur nasional, cuti atau libur anggota tim, dan izin sakit. Dengan memperkirakan kendala eksternal pada awal proyek, dapat diminimalisir.
  • Rencanakan Risiko dan Tantangan, di awal dapat membantu untuk menemukan solusinya, misalnya, bagaimana jika salah satu anggota dari tim tiba-tiba berhenti? Apakah akan berpengaruh besar pada proyek? Bagaimana cara untuk mencari orang pengganti?
  • Hitung “float” dalam Jadwal, perpanjangan waktu sebelum proyek selesai, dapat membantu mengelola sumber daya, membuat jadwal, dan menjaga proyek tetap pada jalurnya.
• Menangani Ambiguitas, terkait tujuan, persyaratan, jadwal, visi, atau area lain yang terkait dengannya, beberapa cara untuk membantu mengatasi ambiguitas, antara lain :
  • Tetap tenang, untuk membantu anggota tim melakukan hal yang sama sehingga tidak bersikap yang dampaknya dapat merugikan proyek.
  • Ekspresikan empati, dengan cara memahami dan memberikan penjelasan terkait berbagai tantangan yang akan dihadapi ke depannya.
  • Komunikasikan hal dengan jelas
  • Buat keputusan dan patuhi keputusan tersebut bersama-sama.
  • Percayai tim dalam melakukan tugas yang telah diputuskan sebelumnya.

Siklus manajemen proyek terdiri dari 4 tahapan, yaitu :

• Inisiasi atau memulai proyek (initiation), menentukan tujuan dan hasil yang akan dicapai, ada dua faktor utama yaitu :
  • Risiko, merupakan proses dalam mengidentifikasi ancaman dan peluang
  • Estimasi, cerminan dari sisa yang diketahui dan tidak diketahui pada sebuah proyek
• Rencana (planning),
• Eksekusi (execution),
• Penutup (closing).

Milestone merupakan titik atau momen penting yang menandai pencapaian, kemajuan, atau selesainya suatu tahap dalam proses/proyek, ada dua hal yang perlu diketahui dalam menyusun milestone yaitu :

• Project Task, merupakan aktivitas yang perlu diselesaikan dalam jangka waktu tertentu dan untuk itu ditugaskan kepada satu atau lebih individu, dan dipecah menjadi banyak tugas proyek yang berbeda.
• Milestones, poin penting dalam menyusun jadwal proyek, ditandai dengan penyelesaian tugas utama, untuk memeriksa proyek secara signifikan dan memastikannya berjalan sesuai jadwal untuk memenuhi target.

Ada dua hal yang perlu Anda ketahui ketika menetapkan milestones, yaitu :

• Top-down scheduling, manajer proyek menetapkan milestones yang lebih tinggi (Bendera Kuning), kemudian dipecah menjadi tugas proyek yang lebih kecil (Bendera Hijau). Manajer proyek bekerja dengan anggota tim untuk memastikan semua tugas sudah tercakup.
• Bottom-up scheduling, manajer proyek melihat semua tugas antar individu anggota tim yang perlu diselesaikan dan kemudian menggabungkan tugas tersebut menjadi bagian yang dapat dikelola dengan mengarah ke milestone/target

Dalam membuat anggaran ada beberapa pertimbangan yang perlu diperhatikan agar tidak over budget atau minim budget.

• Over budget, merupakan kondisi ketika biaya yang dibutuhkan membengkak melebihi batas yang telah ditetapkan sehingga proyek tersebut harus mengeluarkan dana yang seharusnya tidak dikeluarkan,
• Minim budget, merupakan kondisi ketika biaya berada di bawah batas yang telah ditentukan. sehingga pemenuhan kebutuhan proyek yang tidak maksimal.

Komponen dalam membuat anggaran proyek, antara lain :

• Sumber Daya, Tenaga kerja, alat, peralatan, bahan, dan perangkat lunak.
• Analisis Cadangan, Metode untuk memeriksa sumber daya proyek yang tersisa apabila terjadi kondisi yang tidak diharapkan.
• Anggaran Kontingensi, Bea yang dimasukkan untuk menutupi kemungkinan kejadian tak terduga dan tidak dapat diperhitungkan dalam pekerjaan biaya.
• Biaya Kualitas, Biaya yang dikeluarkan untuk mencegah masalah dengan produk, proses, atau tugas.

Kategori jenis biaya terbagi menjadi dua, yaitu :

• Biaya langsung, merupakan pengeluaran item untuk menyelesaikan proyek, mencakup :
  • Upah dan gaji karyawan serta kontraktor.
  • Biaya bahan.
  • Biaya sewa peralatan.
  • Lisensi perangkat lunak.
  • Biaya perjalanan dan transportasi terkait proyek.
  • Pelatihan staf.
• Biaya tidak langsung, merupakan pengeluaran untuk item yang tidak mengarah secara langsung pada penyelesaian proyek, sering disebut biaya overhead. meliputi :
  • Biaya Administrasi.
  • Keperluan.
  • Pertanggungan.
  • Peralatan kantor umum.
  • Keamanan.

Manajemen risiko merupakan proses mengidentifikasi serta mengevaluasi potensi risiko dan masalah yang dapat berdampak pada proyek, ada 5 fase, yaitu :

• Mengidentifikasi risiko, menentukan potensi risiko proyek dengan tim, risiko hanya dapat dikelola jika benar-benar mengenalnya.
• Menganalisis risiko. tentukan kemungkinan dan potensi dampaknya terhadap proyek. Risiko serius dengan kemungkinan besar untuk terjadi merupakan ancaman paling membahayakan.
• Mengevaluasi risiko. untuk menentukan risiko mana yang harus diprioritaskan untuk ditangani terlebih dahulu.
• Merancang penanganan risiko. rencana tentang cara menangani dan mengelola setiap risiko. agar dapat diselesaikan dan takkan terulang pada masa mendatang.
• Memantau dan mengendalikan risiko.  tugaskan anggota tim untuk memantau, melacak, dan mengurangi risiko jika diperlukan.

Poin penting dalam eksekusi proyek, antara lain :

• Melacak jadwal proyek, adalah memantau dan memastikan bahwa proyek secara efektif menuju tanggal penyelesaiannya.
• Melacak tugas, meliputi status pengerjaan, tugas utama, dan aktivitas untuk memastikan bahwa pekerjaan itu benar-benar selesai.
• Melacak progres milestones, tugas akan selalu datang beriringan dengan proyek yang sedang dikerjakan, dengan memperhatikan tugas proyek yang mendekati deadline.
• Melacak biaya, Imemastikan biaya yang dikeluarkan secara efisien untuk tugas-tugas proyek.
• Melacak keputusan, meliputi penyimpangan rencana, perubahan tugas, dan penanganan risiko yang termasuk scope dan out-of-scope proyek.

Komponen laporan status proyek, meliputi :

• Nama proyek, harus spesifik untuk tujuan proyek. J
• Tanggal, dapat dibuat mingguan, bulanan, informasi tanggal sangat penting sebagai titik referensi untuk mengetahui durasi proyek tersebut.
• Ringkasan, berisi tujuan, jadwal, dan highlight pada satu tempat untuk memudahkan visibilitas stakeholder.
• Status, menggambarkan kemajuan yang sebenarnya versus kemajuan yang direncanakan, melalui pelaporan status RAG atau Red, Amber, dan Green (Merah, Kuning, dan Hijau), yaitu :
  • Merah menunjukkan bahwa ada masalah yang perlu diselesaikan dan proyek mungkin tertunda atau melebihi anggaran secara signifikan.
  • Amber/Kuning berarti ada potensi masalah dengan jadwal atau anggaran.
  • Hijau mengartikan jadwal dan anggaran berjalan dengan baik dan proyek berjalan sesuai rencana.
• Milestone dan tugas, dapat membantu tim dan stakeholder dengan mudah memvisualisasikan kemajuan proyek.
• Masalah, merupakan hambatan proyek dan potensi risiko.

Untuk membuat hasil proyek yang memuaskan dengan membuat penutupan proyek yang berkesan untuk para klien atau stakeholder, dengan cara membuat laporan penutupan proyek dengan lengkap tanpa ada kesalahan.

Metodologi yang digunakan pada manajemen proyek, antara lain :

• Waterfall, dikerjakan berdasarkan aturan, apabila tahap sebelumnya belum selesai, maka tahap berikutnya tidak dapat dikerjakan.
• Agile, dikerjakan secara berurut dengan skala tugas yang lebih kecil atau kerangka kerja yang disebut Scrum dan memiliki periode waktu pengerjaan dengan istilah Sprint.
• Lean atau Lean Manufacturing, merupakan prinsip utama yang menghilangkan pemborosan dalam suatu operasi, yang meliputi 5S, yaitu :
  • Sort (Sortir), Hapus semua item yang tidak diperlukan untuk proyek yang kerjakan dan sisakan hanya yang penting saja.
  • Set in order (Atur secara berurutan), susun hal yang dibutuhkan sesuai urutan agar mudah digunakan, beri label item sehingga mudah menemukan atau menyimpannya.
  • Shine (Bersinar/Bersihkan),  simpan semuanya di tempat semula atau tempat yang benar dan bersihkan ruang kerja
  • Standardize (Standardisasi), lakukan proses dengan cara yang sama setiap saat.
  • Sustain (Mempertahankan), biasakan mempertahankan prosedur yang benar dan tanamkan disiplin dalam tim.
• Six Sigma, merupakan metodologi yang digunakan untuk mengurangi variasi dengan memastikan bahwa proses penjaminan kualitas (quality assurance) diikuti setiap saat, dan memiliki tujuh prinsip utama, yaitu :
  • Memfokuskan orientasi proyek kepada pelanggan.
  • Mengidentifikasi dan memahami bagaimana pekerjaan dapat diselesaikan.
  • Membuat proses pekerjaan mengalir dan lancar.
  • Mengurangi pemborosan dan berkonsentrasi pada kualitas.
  • Menghentikan kerusakan/galat pada produk.
  • Melibatkan dan berkolaborasi dengan semua anggota tim.
  • Mendekati aktivitas perbaikan dengan cara sistematis.

Pada dasarnya sebuah organisasi terbagi menjadi dua struktur, yaitu :

• Klasik, adalah sistem hierarki yang tersusun dari level atas ke bawah (top-down), sering disebut sebagai organisasi fungsional karena departemen-departemen dibagi  berdasarkan fungsi. Setiap departemen dipimpin oleh seorang manajer departemen dan karyawan fungsional yang dikelompokkan sesuai dengan fungsi perannya.
• Matriks, terdapat manajer proyek yang juga memimpin karyawan fungsional secara horizontal

PMO (Project Management Officer) adalah kelompok atau grup dalam sebuah organisasi yang mendefinisikan, menetapkan, dan membantu mempertahankan standar dan proses manajemen proyek di seluruh organisasi/perusahaan, yang mempunyai peran, sbb :

• Membuat perencanaan strategis dan tata kelola, yaitu mampu merencanakan strategi, menata, serta mengelola sebuah proyek, mampu menentukan kriteria proyek, memilih proyek sesuai dengan tujuan bisnis organisasi, dan memberikan kasus bisnis untuk proyek tersebut kepada manajemen.
• Memiliki praktik terbaik, harus memiliki keterampilan yang baik dalam mengelola sebuah proyek, agar dapat membantu melatih anggota tim dalam mengelola proyek, seperti report hasil meeting kepada manajer departemen, membuat jadwal meeting harian, tracking pekerjaan, bertanggung jawab atas suatu proyek yang sedang berjalan,
• Mengelola sumber daya, bertanggung jawab untuk mengelola dan mengalokasikan sumber daya, seperti manusia dan perangkat proyek di seluruh organisasi berdasarkan anggaran, prioritas, jadwal, memberikan pelatihan, pendampingan, dan pembinaan kepada semua anggota tim.
• Membuat dokumentasi proyek, arsip, dan perangkat lunak, berinvestasi dan menyediakan template, alat, dan perangkat lunak untuk membantu mengelola proyek

Budaya organisasi merupakan norma, keyakinan, nilai, dan visi yang menentukan cara karyawan dan manajer berinteraksi dalam suatu organisasi, yang meliputi :

• Motivasi, seperti menikmati pekerjaan, mengetahui nilai yang akan diperoleh dan tujuan pekerjaan, atau ketika berkontribusi pada tujuan, maka tingkat kinerja secara tidak langsung akan meroket.
• Kepuasan Pelanggan, budaya organisasi dapat meningkatkan kepuasan pelanggan
• Pertumbuhan, prinsip budaya organisasi dapat memengaruhi pertumbuhan baik dari individu maupun perusahaan
• Menarik Kandidat Terbaik, menemukan talenta berbakat yang mampu berkontribusi
• Retensi Karyawan, budaya organisasi yang membuat karyawan nyaman, angka retensi bisa diminimalisir.
• Citra Perusahaan, mendorong karyawan untuk merekomendasikan perusahaan mereka kepada orang lain.

Ada lima pola pikir yang dapat mendorong budaya organisasi, yaitu :

• Pola pikir apresiatif, mengakui dan membangun kesan positif bagi orang yang sudah berhasil.
• Pola pikir toleransi kesalahan, merupakan pemberhentian yang diperlukan dalam perjalanan inovasi.
• Pola pikir empati, membantu memahami tim.
• Pola pikir keterusterangan, belajar untuk mengungkapkan konflik secara terbuka. akan membantu orang tumbuh dengan cara yang positif dan peduli, serta membantu mengatasi ketegangan dengan cara yang sehat.
• Pola pikir otonomi. memberi keleluasaan dalam melakukan sesuatu tanpa perlu kendali apa pun.

Kategori pekerjaan dalam manajemen proyek tingkat pemula, antara lain :

• Manajer Proyek Junior (Junior Project Manager), melakukan semua aspek manajer proyek bersama dengan profesional yang lebih berpengalaman.
• Administrator Proyek (Project Administrator), membantu tim proyek lain dalam menyelesaikan tugas-tugas administratif.
• Asisten Proyek/Program (Project/Program Assistant), mendukung anggota tim yang mengerjakan proyek dan menawarkan dukungan administratif dan dapat melakukan penelitian atau membuat dokumen pelatihan bersama dengan pekerjaan lain yang ditugaskan oleh pemimpin program.
• Koordinator Proyek/Program (Project/Program Coordinator), berpartisipasi dalam pekerjaan proyek dan tugas administratif dan bekerja di bawah manajer proyek untuk memastikan proyek selesai tepat waktu dan sesuai anggaran.
• Spesialis Dukungan Proyek (Project/Program Support Specialist), bekerja bersama manajer proyek dan anggota tim untuk mengawasi proyek yang ditugaskan.

Peran manajemen proyek dalam industri, meliputi :

• Manajer Proyek (Project Manager), bertanggung jawab untuk menginisiasi, merencanakan, melaksanakan, dan menutup proyek.
• Analisis Proyek (Project Analyst), memindahkan proyek dengan berbagi informasi, memberikan dukungan melalui analisis data, dan berkontribusi pada strategi dan kinerja.
• Pemimpin/Direktur Proyek (Project Leader/Director), mendorong pengambilan keputusan inti dan menetapkan arah proyek.
• Pengontrol Proyek (Project Controller), bertanggung jawab atas perencanaan proyek dan Anda mungkin akan melihat jabatan ini dalam industri teknik dan konstruksi.
• Manajer Proyek Teknis (Technical Project Manager), melakukan perencanaan dan manajemen proyek untuk tujuan yang diidentifikasi dalam perusahaan serta memastikan bahwa proyek diselesaikan dengan persyaratan dalam kerangka waktu dan anggaran yang ditentukan.
• Analisis Project Management Officer (PMO), mengelola kemajuan proyek yang kompleks untuk memastikan pelaksanaan dan penyelesaian tepat waktu.
• Manajer Program dan Manajer Portofolio., manajer program bertanggung jawab dalam mengelola banyak proyek (kumpulan proyek). dan manajer portofolio bertanggung jawab atas portofolio proyek atau program untuk satu klien.

Beberapa tools yang dapat digunakan oleh manajer proyek, antara lain :

• Matriks Eisenhower adalah cara mengatur tugas berdasarkan urgensi dan kepentingan sehingga dapat memprioritaskan pekerjaan yang paling penting secara efektif, ke dalam empat kuadran, yaitu : kerjakan,jadwalkan,delegasikan,hapus,sbb :
• SMART, untuk membuat tujuan bermakna yaitu :
  • Specific (Spesifik): Tujuannya tidak memiliki ambiguitas untuk disalahartikan oleh tim proyek.
  • Measurable (Terukur): Metrik membantu tim proyek menentukan target waktu tujuan tercapai.
  • Attainable (Dapat Dicapai): Tim proyek setuju bahwa tujuannya realistis.
  • Relevan (Keterkaitan): Tujuannya sesuai dengan rencana strategis organisasi dan mendukung piagam proyek.
  • Time-Bound (Terikat Waktu): Tim proyek mendokumentasikan tanggal untuk mencapai tujuan
• OKR (Objective and Key Result), merupakan kombinasi antara tujuan (goal) dan juga metrik untuk menghitung hasil yang terukur, yaitu :
  • Tujuan (Objective), menjelaskan tujuan yang akan dicapai.
  • Hasil yang Dicapai (Key Result), menjelaskan hasil yang terukur ketika tujuan telah ditemukan.
• Project Charter, merupakan deklarasi atau piagam secara jelas detail utama dari proyek yang akan dikerjakan, meliputi :
  • Judul Proyek
  • Ringkasan Singkat (Executive Summary), Jelaskan proyek yang akan dikerjakan.
  • Tujuan Proyek (Project Goals), deskripsikan tujuan proyek berdampak atau tidak untuk lingkungan sekitar
  • Penyampaian (Deliverables), Jelaskan cara menjalankan goals proyek
  • Latar Belakang (Background), Jelaskan alasan mengerjakan proyek dan manfaatnya apabila dikerjakan.
  • Manfaat dan Biaya (Benefit and Cost), Sebutkan manfaat proyek dari sisi dana, biaya yang dikeluarkan, dan biaya yang dibutuhkan.
  • Cakupan Proyek (Scope Projects), terdiri dari in scope merupakan cakupan proyek yang dijangkau oleh manajer proyek, sedangkan out scope merupakan jangkauan di luar tanggung jawab manajer proyek.
  • Tim Proyek (Project Team), deskripsikan masing-masing dari anggota tim proyek serta posisinya.
  • Mengukur Keberhasilan (Measuring Success), deskripsikan hal yang menjadi tolok ukur sukses manajer proyek dalam hitungan angka.
• RACI Chart, digunakan untuk menentukan peran dan tanggung jawab individu atau tim serta untuk memastikan pekerjaan diselesaikan secara efisien, meliputi :
  • Responsible (Bertanggung Jawab)
  • Accountable (Akuntabel)
  • Consulted (Konsultasi)
  • Informed (Informasi)
• Work Breakdown Structure (WBS), membantu dalam memetakan tugas proyek agar lebih terstruktur dan selesai sesuai jadwal yang telah disepakati, beberapa manfaat memetakan tugas menggunakan WBS, antara lain :
  • Komunikasi tingkat lanjut. berkolaborasi dengan anggota tim dan rekan kerja lainnya.
  • Kreativitas. berkreativitas dalam menyusun serta merancang proyek yang akan dikerjakan.
  • Orientasi pada tujuan akhir. membantu semua anggota tim tetap fokus pada tujuan akhir dan mengurangi dilakukannya pekerjaan yang tidak perlu.
  • Detail organisasi. setiap detail pekerjaan tidak ada yang terlewat karena harus diperhitungkan dengan cermat.
  • Penjadwalan. membantu mengidentifikasi pekerjaan atau bagian yang tertinggal dari jadwal Anda.
  • Alokasi tugas. memecah proyek menjadi bagian-bagian yang dapat dikelola, agar lebih mudah untuk ditetapkan kepada anggota.
  • Mencegah masalah. untuk mengurangi atau mencegah masalah yang akan terjadi saat menjalankan proyek dengan cara mempertimbangkan semua detail tugas sebelum eksekusi.
  • Brainstorming.membantu menentukan ide dan solusi yang berbeda apabila terjadi masalah.
  • Mengelola risiko. dapat mengelola risiko sejak awal karena jadwalnya telah terpetakan.
  • Fleksibilitas. dapat digunakan pada berbagai bidang dan keilmuan.
• Gantt Chart, merupakan diagram batang horizontal yang memetakan jadwal proyek.
• Statement of Work (SoW), untuk meminimalkan kesalahan manajer proyek dan membantu mendeskripsikan secara jelas terkait ruang lingkup proyek, beberapa hal yang harus diperhatikan dalam membuat SoW, meliputi :
  • Siapa saja penanggung jawab proyek tersebut?
  • Proyek apa yang akan Anda kerjakan? Mengapa harus dikerjakan? Apa yang akan dicapai?
  • Bagaimana proyek akan diselesaikan?
  • Apa yang menjadi fokus utama proyek tersebut?
  • Hal apa yang menjadi kendala di luar ekspektasi manajer proyek?
  • Apa yang akan diproduksi?
  • Kapan batas pengerjaan?
  • Berapa biaya yang harus dikeluarkan dan kapan tenggat waktu pembayaran?
• Diagram Fish Bone, digunakan untuk melihat sebab-akibat pada suatu masalah dan membantu melakukan brainstorming penyebab masalah atau risiko, serta menemukan akar penyebab masalah. langkah membuat diagram Fish Bone sbb :
  • Deskripsikan masalah utama, simpan masalah utama di bagian kepala ikan.
  • Identifikasi kategori penyebab masalah, bisa diakibatkan oleh manusia, teknologi, transportasi, lingkungan, dan lain-lain.
  • Brainstorming penyebab, melihat kemungkinan penyebab yang terkait dengan setiap kategori penyebab.
  • Analisis penyebab, perlu diidentifikasi akarnya sehingga bisa mencari cara untuk menguranginya pada proyek yang akan dikerjakan.